Comment relancer un client qui ne paie pas, sans se fâcher

Relancer tôt ne veut pas dire relancer fort

La première relance part le lendemain de l'échéance, pas trois semaines après. Elle ne reproche rien : elle informe. À ce stade, neuf retards sur dix sont un oubli, une facture partie dans les indésirables ou un changement de comptable.

Le ton compte plus que le délai. Une relance qui commence par « Sauf erreur de notre part » laisse au client une porte de sortie honorable, et c'est exactement ce qu'on veut : qu'il paie sans avoir à s'excuser.

Les quatre étapes, et ce qu'on écrit

J+1, le rappel. « Sauf erreur de notre part, la facture F-118 du 3 mars, d'un montant de 2 400 € TTC, n'apparaît pas encore réglée. Je vous la joins à nouveau. Si le règlement est parti entre-temps, merci de ne pas tenir compte de ce message. »

J+10, la relance. On rappelle le montant, la date, et on demande une date de règlement. On propose aussi une solution : un paiement en deux fois vaut mieux qu'un impayé.

J+21, l'appel. Le téléphone débloque ce que trois mails n'ont pas débloqué. On appelle pour comprendre, pas pour réclamer : « Est-ce qu'il y a un point qui bloque sur cette facture ? »

J+35, la mise en demeure. Lettre recommandée, montant, référence, délai de huit jours, et mention des pénalités de retard. C'est la dernière étape avant la procédure, et beaucoup de dossiers se règlent là.

Ce qui rend la relance légitime

Vos factures doivent porter les mentions qui vous protègent : la date d'échéance, le taux des pénalités de retard, et l'indemnité forfaitaire de recouvrement due entre professionnels. Sans elles, votre relance repose sur votre seule bonne foi.

Notez aussi vos conditions de règlement dans le devis, avant la commande. Un client qui a signé un délai de trente jours ne peut pas découvrir la contrainte au moment de payer.

Ce qui change quand les relances partent toutes seules

Le vrai problème de la relance n'est pas de savoir quoi écrire : c'est de le faire, tous les jours, sans y penser. Un logiciel qui suit les échéances et prépare les relances au bon moment supprime la partie pénible, celle où l'on remet à demain.

Chez Fransou, la relance se prépare à l'heure et s'arrête d'elle-même dès que le paiement arrive. Vous gardez la main sur l'envoi : la machine prépare, vous décidez.

Les questions qu'on nous pose

À partir de quand peut-on facturer des pénalités de retard ?
Dès le lendemain de la date d'échéance, si les mentions figurent sur la facture. Entre professionnels s'ajoute une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Beaucoup d'entreprises ne les appliquent pas, mais les mentionner suffit souvent à accélérer le règlement.

Faut-il passer par un avocat ?
Rarement au début. La mise en demeure envoyée par vos soins en recommandé règle une grande partie des dossiers. Au-delà, l'injonction de payer est une procédure simple et peu coûteuse pour des créances non contestées.

Comment éviter le problème à la source ?
En demandant un acompte à la signature, et en facturant à l'avancement plutôt qu'à la fin. Un client qui a déjà payé 30 % a une raison de plus de solder.