Une facture incomplète n'est pas seulement mal rédigée : elle peut être refusée par le client, contestée par l'administration, et bloquer la déduction de TVA de celui qui la reçoit. La liste est longue mais elle se retient, et un logiciel bien réglé la respecte sans que vous y pensiez.
L'identité complète de votre entreprise : dénomination, forme juridique, adresse du siège, numéro SIREN ou SIRET, numéro RCS et ville du greffe pour les commerçants, et le numéro de TVA intracommunautaire si vous y êtes assujetti.
L'identité du client : nom ou dénomination, adresse de facturation, et son numéro de TVA intracommunautaire dans le cas d'une opération entre professionnels au sein de l'Union européenne.
Les éléments de la facture elle-même : un numéro unique suivant une séquence continue, la date d'émission, la date de la vente ou de la prestation, la désignation précise de chaque produit ou service, la quantité, le prix unitaire hors taxes, le taux de TVA applicable et le total hors taxes puis toutes taxes comprises.
La date d'échéance du règlement, ou le délai convenu. Le taux des pénalités de retard applicables. Et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due entre professionnels.
Les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, même si vous n'en accordez pas : la mention doit alors préciser qu'aucun escompte n'est accordé.
Si vous relevez de la franchise en base de TVA, vous ne facturez pas de TVA et vous devez porter la mention correspondante. Une facture sans TVA et sans cette mention est une facture fautive.
Si vous êtes soumis à une assurance professionnelle obligatoire, comme la garantie décennale dans le bâtiment, la facture doit indiquer l'assureur, ses coordonnées et la couverture géographique du contrat.
Pour une opération avec un client professionnel dans un autre pays de l'Union européenne, la facture est établie hors taxes avec la mention d'autoliquidation.
La numérotation doit être continue, chronologique, et sans trou. C'est l'un des premiers points regardés en cas de contrôle, parce qu'un numéro manquant suggère une facture supprimée.
C'est aussi pour cette raison qu'on ne supprime jamais une facture : on émet un avoir. La facture initiale reste, l'avoir la corrige, et la piste reste lisible.
Une mention manquante peut coûter une amende par facture, et surtout empêcher votre client de déduire sa TVA. Un logiciel qui produit les factures à partir de vos données évite cette catégorie d'erreur par construction : les mentions sont posées une fois, correctement, et elles suivent.
Peut-on envoyer une facture uniquement par courriel ?
Oui, la facture électronique est valable dès lors que son authenticité, son intégrité et sa lisibilité sont garanties. La réforme en cours généralisera d'ailleurs le format électronique entre entreprises.
Combien de temps faut-il conserver ses factures ?
Dix ans au titre des obligations comptables. Les délais fiscaux sont plus courts, mais c'est la durée la plus longue qui commande.
Que faire si on découvre une erreur après l'envoi ?
On n'annule pas et on ne réécrit pas : on émet un avoir qui annule tout ou partie de la facture, puis on émet une nouvelle facture correcte.
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